Helfer-Pool, Schichtplanung, Crew-Kommunikation am Event-Tag – Plenify ersetzt das Excel-Chaos beim nächsten Auftrag.
Eventagenturen jonglieren mit dem nächsten Auftrag, der laufenden Produktion und dem Aufbau einer Crew für 80 Helfer am Wochenende. Excel-Crew-Listen, WhatsApp-Briefings und Last-Minute-Anrufe gehören zum Geschäft – aber sie kosten Margen, Zeit und Nerven.
Plenify ist die Helfer- und Crew-Management-Plattform für Eventagenturen und Veranstalter. Du legst deine Crew einmal als Mitglieder deiner Organisation an und planst pro Auftrag ein Event mit Teams, Jobs und Schichten. Mitglieder können beliebig vielen Events zugewiesen werden, kurzfristige Infos laufen über den Event-Feed nur an die Beteiligten dieses Auftrags.
Plenify ersetzt kein Projektmanagement-Tool und keine Buchhaltung – es ist das spezialisierte System für deine Crew: Schichten, Event-Kommunikation und interne Crew-Versorgung. Von der Tagesveranstaltung bis zum mehrtägigen Großevent passt sich die Plattform an, mit klarer Trennung zwischen den einzelnen Aufträgen.
DAS BIETET PLENIFY
Eine zentrale Crew über alle Aufträge hinweg führen, pro Veranstaltung eine klare Event-Struktur aufbauen, am Event-Tag gezielt mit den Beteiligten kommunizieren und die Crew-Versorgung intern abwickeln – Plenify übernimmt genau diese vier Bereiche zwischen Projektplanung und Buchhaltung.
Deine Crew ist einmal als Mitglieder deiner Organisation angelegt – mit den Rollen Admin, Moderator und Mitglied. Personen können beliebig vielen Events zugewiesen werden, ohne dass du sie pro Veranstaltung neu pflegen musst.
Jeder Auftrag ist ein eigenes Event mit Name, Adresse, Zeitraum und Beschreibung. Darunter Teams, Jobs und Schichten – mit klarer Trennung zwischen den Veranstaltungen, sodass die Crew nur sieht, wozu sie eingeladen wurde.
Pro Schicht definierst du Start- und Endzeit im Event-Zeitraum und weist Helfer zu oder lässt sie sich selbst eintragen. Jeder Helfer sieht seine Schichten chronologisch.
Posts im Event-Feed erreichen nur die Mitglieder, die zu diesem Auftrag gehören. Wetterwarnung, Zeitplan-Änderung, kurzfristige Info – ohne Sammel-Whatsapp, ohne Streuverluste.
SO LÄUFT DAS IN DER PRAXIS
Im Event sind die Teams Aufbau, Show und Abbau angelegt, darunter Jobs und Schichten. Crew-Mitglieder werden aus dem bestehenden Mitglieder-Bestand zugewiesen – ohne sie pro Event neu anzulegen.
Mehrere Events laufen gleichzeitig, jedes mit eigener Crew-Zuweisung. Eine Person aus eurer Stammcrew kann an einem Wochenende in Event A und am nächsten in Event B eingesetzt werden – ohne doppelte Datensätze.
Frei-Kontingente für Catering oder Crew-Shirts pflegt der Admin im Marktplatz. Die Ausgabe läuft über die QR-Pickup-Station, die individuelle Bestellung jedes Crew-Mitglieds wird automatisch dokumentiert.
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