FÜR FESTIVALS

Festival-Software für Helferplan, Schichten und Crew-Versorgung

Hunderte Helfer, mehrere Bühnen, drei Tage Dauerstress – Plenify hält deine Crew zusammen und deine Nerven beieinander.

Ein Festival zu planen heißt: Helfer koordinieren, Schichten verteilen, Bühnenaufbau, Bar-Crew, Einlass, Aufbau und Abbau organisieren. Wer arbeitet wann, wer hat zugesagt, wer hat sich abgemeldet? Bei 200 Helfern reicht keine WhatsApp-Gruppe mehr.

Plenify gibt deiner Festival-Crew eine zentrale Plattform: Schichten mit klarem Zeitfenster, ein Live-Feed für kurzfristige Änderungen und ein interner Marktplatz mit QR-Ausgabe für eure Crew – egal ob Crew-Shirts oder Helfer-Verpflegung.

Plenify ersetzt kein Ticketing-System und keine Buchhaltungssoftware – es übernimmt das, was zwischen Ticketverkauf und Abrechnung passiert: die Crew-Koordination, die Schichten, die Verpflegung am Event-Tag. Die Plattform passt sich von der kleinen Vereins-Sommerparty bis zur mehrtägigen Veranstaltung mit mehreren Hundert Crew-Mitgliedern an.

DAS BIETET PLENIFY

Funktionen, gebaut für Festivals & Events

Aus vielen Bewerbungsquellen eine Crew aufbauen, Schichten klar verteilen, am Event-Tag gezielt mit den Beteiligten kommunizieren und die Crew-Versorgung intern abwickeln – Plenify deckt diese vier Kernbereiche in einer Plattform ab.

Event-Struktur mit Teams, Jobs und Schichten

Pro Festival ein Event mit beliebig vielen Teams – z.B. Bühnenaufbau, Bar, Einlass, Abbau. Pro Team Jobs, darunter die einzelnen Schichten. Optional kann pro Team ein Ansprechpartner als Info hinterlegt werden.

Schichten mit klarem Zeitfenster

Pro Schicht definierst du Start- und Endzeit innerhalb des Event-Zeitraums und weist Helfer zu oder lässt sie sich selbst eintragen. Jeder Helfer sieht seine Schichten chronologisch in der App.

Feed mit Event-Sichtbarkeit

Wetterwarnung, Zeitplan-Änderung, kurzfristige Info: Posts können nur in diesem Event veröffentlicht werden – andere Orga-Mitglieder, die nicht zur Festival-Crew gehören, sehen die internen Updates nicht.

Interner Marktplatz mit QR-Pickup

Crew-Shirts, Helfer-Verpflegung oder Frei-Kontingente werden vom Admin im Marktplatz hinterlegt. Eure registrierten Crew-Mitglieder bestellen direkt in der App und holen die Bestellung manuell oder per QR-Pickup-Station ab.

SO LÄUFT DAS IN DER PRAXIS

Konkrete Szenarien aus dem Festival-Alltag

01

Open-Air mit mehreren Bühnen

Im Event sind die Teams Bühnenaufbau, Bar, Einlass und Abbau angelegt, darunter je ein Job mit mehreren Schichten. Verantwortliche sehen pro Team in Echtzeit, welche Schichten besetzt sind und welche noch offen.

02

Krankmeldung kurzfristig im Event-Feed

Jemand fällt aus, ein Post im Event-Feed reicht – nur Mitglieder dieses Festivals sehen ihn. Die offen gewordene Schicht kann von anderen Crew-Mitgliedern übernommen werden, ohne dass jemand das Telefon kreisen lässt.

03

Crew-Verpflegung am Mittag

Frei-Kontingente für die Crew liegen im internen Marktplatz. Die Ausgabe läuft über die QR-Pickup-Station, das individuelle Kontingent jedes Crew-Mitglieds wird automatisch dokumentiert.

HÄUFIGE FRAGEN

Was Vorstände oft fragen

Wie viele Helfer kann Plenify abbilden?
Plenify gibt es als kostenfreien Plan für bis zu 10 Mitglieder, sowie als kostenpflichtige Pläne S (50), M (120) und L (300). Wenn dein Festival mehr Crew-Mitglieder braucht, sprich uns einfach an – wir stellen dir einen individuellen Plan zusammen, der zu eurer Größe passt.
Was passiert mit dem Festival in Plenify nach der Veranstaltung?
Vergangene Events werden automatisch archiviert. Für Admins bleiben sie im Read-Only-Modus einsehbar – ihr könnt also später nachvollziehen, was im Event passiert ist. Für normale Mitglieder verschwindet das Event aus der aktiven Übersicht.
Können Helfer per Smartphone Schichten abgeben?
Ja. Eine angenommene Schicht lässt sich wieder freigeben, andere Crew-Mitglieder sehen sie dann wieder als offen und können sie übernehmen.
Kann ich für die Dokumentation eine Anwesenheitsliste exportieren?
Ja. Pro Event lassen sich Anwesenheits- und Schichtlisten als PDF oder Excel exportieren – z.B. für die interne Dokumentation oder Abrechnung.

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