Events für Stadtveranstaltungen
Jede Veranstaltung erhält ein Event mit Name, Beschreibung, Adresse und Zeitraum. Darunter legst du Teams an (z.B. Bühne, Bewirtung, Sicherheit), optional mit Ansprechpartner pro Team.
Vom Sommerfest am Rathausplatz bis zum Weihnachtsmarkt – Plenify hilft euch, Helfer für jede öffentliche Veranstaltung sauber zu koordinieren.
Städte und Kommunen organisieren jedes Jahr eine ganze Reihe öffentlicher Veranstaltungen: Stadtfest, Sommerfest am Rathausplatz, Weihnachtsmarkt, Bürgermeisterempfang. Hinter jeder Veranstaltung steckt ein Helferteam aus Stadtmitarbeitenden, Ehrenamtlichen und Vereinshelfern, das koordiniert werden will – mit Schichten, klaren Zuständigkeiten und kurzfristigen Updates.
Plenify bündelt diese Helferkoordination in einer Plattform. Pro Veranstaltung ein Event mit Teams für Bühne, Bewirtung, Sicherheit oder Auf- und Abbau, darunter konkrete Schichten im Event-Zeitraum. Personen werden zugewiesen oder tragen sich selbst ein, kurzfristige Infos laufen über den Event-Feed an genau die Beteiligten.
Plenify ist kein Bürgermeldeportal und keine klassische Verwaltungssoftware – es übernimmt das, was solche Systeme nicht abdecken: die Helferkoordination für Stadtveranstaltungen, die kurzfristige Crew-Kommunikation und die interne Versorgung der Helfer am Veranstaltungstag.
DAS BIETET PLENIFY
Öffentliche Veranstaltungen sauber planen, Helfer aus Verwaltung und Ehrenamt koordinieren, am Event-Tag gezielt mit den Beteiligten kommunizieren und die Helfer-Versorgung intern abwickeln – Plenify deckt diese vier Kernbereiche in einer Plattform ab.
Jede Veranstaltung erhält ein Event mit Name, Beschreibung, Adresse und Zeitraum. Darunter legst du Teams an (z.B. Bühne, Bewirtung, Sicherheit), optional mit Ansprechpartner pro Team.
Pro Job mehrere Schichten mit Start- und Endzeit im Event-Zeitraum. Helfer tragen sich selbst ein oder werden vom Moderator zugewiesen – mit klarer Übersicht, was noch offen ist.
Übergreifende Infos veröffentlichst du im globalen Feed deiner Organisation, kurzfristige Updates zur einzelnen Veranstaltung gezielt im Event-Feed. So bekommt niemand Nachrichten, die ihn nicht betreffen.
Helfer-Shirts, Verpflegungs-Kontingente oder Crew-Marken pflegt der Admin als Inventar – optional mit individuellen Frei-Kontingenten pro Person. Eingeladene Benutzer holen die Bestellung manuell oder per QR-Pickup-Station ab.
SO LÄUFT DAS IN DER PRAXIS
Im Stadtfest-Event sind die Teams Bühne, Bewirtung, Einlass und Auf-/Abbau angelegt. Stadtmitarbeitende und Vereinshelfer werden zugewiesen oder tragen sich selbst ein – jeder Helfer sieht seine Schichten in der App.
Eine Stunde vor der Eröffnung verschiebt sich der Bürgermeister-Auftritt um 30 Minuten. Eine kurze Info im Event-Feed reicht – nur die eingeplanten Helfer sehen die Mitteilung, die Stadtverwaltung außerhalb des Events bleibt außen vor.
Frei-Kontingente für die Helfer-Verpflegung liegen im internen Marktplatz. Die Ausgabe läuft über die QR-Pickup-Station, das individuelle Kontingent jedes Helfers wird automatisch dokumentiert.
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